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Der Landesrechnungshof überprüfte das Projekt „ELAK-Rollout im Land Steiermark“

Der Landesrechnungshof überprüfte das Projekt „ELAK-Rollout im Land Steiermark". Der Prüfungszeitraum umfasste die Jahre 2012 bis 2015 bzw. für einzelne Bereiche das Jahr 2016. Dabei wurden schwerpunktmäßig die einzelnen Phasen der Projektumsetzung durch die Abteilung 1 Organisation und Informationstechnik (A1) und die Umsetzung des ELAK-Rollouts in ausgewählten Dienststellen einer näheren Betrachtung unterzogen.

Der Elektronische Akt (ELAK) als Instrument zur elektronischen Aktenverarbeitung wird in einigen Bereichen des Landes bereits seit 2002 verwendet. Im Jahr 2012 fiel die Entscheidung für eine flächendeckende ELAK-Einführung bis 31. Dezember 2015. Das geplante Projektende wurde aufgrund der Inanspruchnahme von Personal für den laufenden Betrieb, notwendiger technischer Anpassungen, Reorganisationen und fehlendem Personal in der Anfangsphase überschritten. Derzeit wird von einem Projektende im Jahr 2017 ausgegangen. Im Ergebnis werden somit länger als geplant personelle Ressourcen für die Umsetzung des Projektes gebunden sein.

Der bisherige Ressourcenverbrauch für das Projekt „ELAK-Rollout im Land Steiermark" von 2012 bis 2015 umfasste rund € 3.595.900,-- an Sachkosten und 48,4 VZÄ Personaleinsatz. Die gesamten Sachkosten für den ELAK-Betrieb im Land von 2001 bis einschließlich 2015 betrugen rund €9.365.000,--.

Die im Projektauftrag dargelegten potenziellen Einsparungsmöglichkeiten durch den ELAK, insbesondere im Personalbereich, konnte der Landesrechnungshof aufgrund fehlender Kosten-Nutzen-Betrachtungen auf Basis von Indikatoren und Bewertungskriterien nicht nachvollziehen. Aus Sicht des Landesrechnungshofes ist es nicht von der Hand zu weisen, dass der ELAK zu Personaleinsparungen beitragen kann. Es wird für zukünftige Projekte empfohlen, die Vorgaben der Projektmanagementrichtlinie hinsichtlich der Kosten-Nutzen-Betrachtung unbedingt einzuhalten und insbesondere darauf zu achten, dass nicht nur die IST-Kosten und die zukünftigen Plankosten aufgezeigt werden, sondern auch eine nachvollziehbare und schlüssige Darstellung des zu erwartenden jährlichen Einsparungspotenzials bezogen auf die Personal- und Sachkosten und die voraussichtliche Amortisation der Einmal- und Projektkosten erfolgt.

Die ELAK-Einführung in den geprüften Dienststellen durch die A1 ist grundsätzlich positiv zu bewerten. Die vollständige Ablösung des Papieraktes durch den ELAK konnte nicht festgestellt werden. In einzelnen Bereichen (z.B. Anlagenreferate) müssen neben dem ELAK weiterhin Papierakten aufgrund des Vorliegens unscannbarer Dokumente geführt werden. Für die Außendienste sieht es der Landesrechnungshof in Bezug auf mobiles Arbeiten als notwendig an, technische Lösungen mittels Tablets, Laptops, Smartphones uä. zu erarbeiten und in Pilotversuchen zu testen.

Kritisch wird festgestellt, dass eine Beschleunigung und Optimierung der Verfahrensabläufe objektiv aufgrund des Mangels an entsprechenden Kennzahlen bzw. Auswertungssystemen im ELAK nicht feststellbar ist. Der Landesrechnungshof sieht es als wesentlich an, dass im Land ein entsprechendes Kennzahlen- und Auswertungssystem vorliegt, das Schwachstellen im System aufzeigt und auf dessen Grundlage Maßnahmen zur Optimierung ausgearbeitet werden können. Der LRH empfiehlt daher, ehestmöglich entsprechende technische Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen, um einerseits die Effizienz der Aktenerledigung bewerten zu können und andererseits zukünftige strategische Entscheidungen in Bezug auf Konzeption und Optimierung des ELAK zu fundieren.

Der Landesrechnungshof legte den Prüfbericht am 14. Dezember 2016 dem Landtag und der Landesregierung vor.

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